Электронный документооборот. Никакой волокиты

Современные компании могут без проблем проводить все операции, связанные с документацией, экономя время и не затрачивая финансовые ресурсы. Кроме этого можно сократить число сотрудников, занимающихся обработкой бумаг. Всё это стало возможным благодаря внедрению продуманных систем электронного документооборота.

Понятие электронный документооборот включает в себя процесс движения необходимых бизнесу документов составленных посредством компьютерных программ.

При этом руководитель и сотрудники компании без проблем могут осуществлять все действия, необходимые для функционирования фирмы. Среди таковых действий: приём документации, регистрация каждого отдельного экземпляра, ведение контроля исполнения приказов.

При необходимости виртуальные документы могут заверяться электронной подписью и сохраняться на любом удобном пользователю носителе информации.

Электронный документооборот имеет ряд серьёзных преимуществ. Среди таковых: однократный процесс регистрации документов, благодаря которому осуществляется его идентификация в базе данных.

У пользователей имеется возможность одновременно выполнять несколько операций, время на пересылку необходимой документации значительно сокращается, соответственно увеличивается скорость исполнения разного рода поручений.

Электронный документооборот позволяет сотруднику, ответственному за ведение документации эффективно отслеживать ход необходимых виртуальных бумаг, а руководителю позволит контролировать и корректировать правильность действий данного сотрудника.

Благодаря качественно разработанной и налаженной программе, исключается опасность копирования, равно как и несанкционированного удаления необходимых файлов.

Наибольшей популярностью пользуются системы электронного документооборота комбинированного типа. Они представляют собой базовые платформы, к которым при необходимости добавляются различные дополнительные модули. Таким образом, получается программный продукт полностью готовый работать на развитие компании, облегчая рабочие задачи её сотрудников.

Большинство компаний-разработчиков передают заказчику права на готовое технологическое решение, что позволяет пользоваться программами санкционировано, избегая юридических рисков.

Источник материала: официальный сайт ООО “Актум”.